Termini di Servizio

1. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini di Servizio, si intende per:

• Piattaforma: il software as a service (SaaS) "Otium Week", accessibile tramite l'indirizzo web della Piattaforma e le relative applicazioni, di proprietà e gestito da Otium Week (di seguito anche "Fornitore").
• Host: il soggetto (persona fisica o giuridica) che sottoscrive un abbonamento alla Piattaforma per gestire una o più strutture ricettive, i relativi servizi, prenotazioni e rapporti con gli Ospiti.
• Ospite: la persona fisica che effettua una prenotazione presso una struttura gestita tramite la Piattaforma o che usufruisce dei servizi offerti (alloggio, SPA, ristorazione, eventi).
• Servizio: l'insieme delle funzionalità offerte dalla Piattaforma, tra cui gestione prenotazioni, CRM, housekeeping, SPA, fatturazione elettronica, reportistica, comunicazioni con gli Ospiti e ogni altra funzione disponibile.
• Account: l'insieme delle credenziali di accesso (email e password) e del profilo associato all'utente registrato sulla Piattaforma.
• Contenuti: qualsiasi dato, testo, immagine, documento o informazione caricata o inserita nella Piattaforma dall'Host o dall'Ospite.

2. Oggetto del Servizio

La Piattaforma fornisce agli Host un sistema gestionale completo per strutture ricettive, comprensivo di:

• Gestione delle prenotazioni, disponibilità e tariffe
• Anagrafica ospiti e CRM
• Gestione della SPA (appuntamenti, trattamenti, dichiarazioni cliniche, pagamenti)
• Housekeeping e manutenzione
• Fatturazione elettronica e reportistica finanziaria
• Comunicazione con gli ospiti (email, notifiche, AI Concierge)
• Adempimenti normativi (Alloggiati Web, schedine PS)
• Analisi e statistiche

Il Servizio è erogato in modalità SaaS (Software as a Service) tramite accesso web. Il Fornitore si riserva il diritto di aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità nel tempo, previa comunicazione agli Host.

3. Registrazione e Account

3.1 Requisiti

Per utilizzare la Piattaforma, l'Host deve creare un Account fornendo informazioni veritiere, complete e aggiornate. La registrazione è riservata a soggetti maggiorenni e, nel caso di persone giuridiche, a soggetti dotati dei necessari poteri di rappresentanza.

3.2 Sicurezza dell'Account

L'Host è responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di qualsiasi attività svolta tramite il proprio Account. In caso di accesso non autorizzato o sospetto di violazione della sicurezza, l'Host è tenuto a informare tempestivamente il Fornitore all'indirizzo info@otiumweek.it.

3.3 Sospensione e chiusura

Il Fornitore si riserva il diritto di sospendere o chiudere un Account in caso di violazione dei presenti Termini, utilizzo fraudolento, mancato pagamento del canone di abbonamento o su richiesta dell'autorità competente.

4. Piani di abbonamento e pagamento

4.1 Piani disponibili

La Piattaforma offre diversi piani di abbonamento, le cui caratteristiche, limiti e prezzi sono pubblicati sulla pagina dedicata del sito web e possono variare nel tempo. Il Fornitore comunicherà eventuali variazioni di prezzo con un preavviso di almeno 30 giorni.

4.2 Modalità di pagamento

Il pagamento del canone di abbonamento avviene con le modalità indicate al momento della sottoscrizione (carta di credito, bonifico bancario o altro metodo disponibile). L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza del periodo contrattuale, salvo disdetta comunicata nei termini previsti.

4.3 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento, il Fornitore invierà un sollecito. Decorsi 15 giorni dal sollecito senza che il pagamento sia stato regolarizzato, il Fornitore potrà sospendere l'accesso al Servizio. I dati dell'Host saranno conservati per ulteriori 90 giorni, trascorsi i quali potranno essere cancellati.

4.4 Fatturazione

Per ogni pagamento verrà emessa regolare fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI), in conformità alla normativa fiscale italiana vigente.

5. Obblighi dell'Host

L'Host si impegna a:

• Fornire dati veritieri, completi e aggiornati in fase di registrazione e durante l'utilizzo della Piattaforma.
• Utilizzare la Piattaforma in conformità alla normativa vigente, incluse le disposizioni in materia di protezione dei dati personali (GDPR), normativa fiscale, normativa turistica e di pubblica sicurezza.
• Garantire la correttezza dei dati inseriti relativamente agli Ospiti, alle prenotazioni e ai pagamenti.
• Rispettare gli obblighi di legge relativi alla trasmissione dei dati degli alloggiati alla Questura e all'emissione di documenti fiscali.
• Non utilizzare la Piattaforma per finalità illecite, fraudolente o in violazione dei diritti di terzi.
• Mantenere riservate le proprie credenziali di accesso e non cederle a terzi non autorizzati.
• Dotarsi, ove necessario, di propria informativa privacy nei confronti dei propri Ospiti, conformemente al ruolo di Titolare autonomo del trattamento dei dati raccolti nell'ambito della propria attività ricettiva.

6. Obblighi dell'Ospite

L'Ospite che utilizza le funzionalità pubbliche della Piattaforma si impegna a:

• Fornire dati personali veritieri e corretti durante la procedura di prenotazione e check-in.
• Compilare in modo accurato le dichiarazioni cliniche (waiver) richieste per i servizi SPA, consapevole che informazioni inesatte possono compromettere la propria sicurezza.
• Non utilizzare le funzionalità della Piattaforma per finalità illecite o in violazione della normativa vigente.
• Rispettare le regole della struttura ricettiva e le indicazioni dell'Host.

7. Proprietà intellettuale

La Piattaforma, il suo codice sorgente, il design, i loghi, i marchi, i testi e ogni altro elemento creativo sono di proprietà esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti e sono protetti dalla normativa italiana e internazionale in materia di proprietà intellettuale e industriale.

L'Host e l'Ospite non acquisiscono alcun diritto di proprietà intellettuale sulla Piattaforma. È concessa esclusivamente una licenza d'uso limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile, per la durata dell'abbonamento e nei limiti delle funzionalità previste dal piano sottoscritto.

I Contenuti caricati dall'Host restano di proprietà dell'Host. L'Host concede al Fornitore una licenza limitata per trattare tali Contenuti nella misura necessaria all'erogazione del Servizio.

8. Limitazione di responsabilità

8.1 Disponibilità del Servizio

Il Fornitore si impegna a garantire la continuità del Servizio, pur non potendo assicurare un'operatività ininterrotta. Interventi di manutenzione programmata saranno comunicati con ragionevole anticipo. Il Fornitore non è responsabile per interruzioni dovute a cause di forza maggiore, guasti di fornitori terzi, attacchi informatici o eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo.

8.2 Esclusioni di responsabilità

Il Fornitore non è responsabile per:

• Danni derivanti da un utilizzo improprio o non conforme della Piattaforma da parte dell'Host o dell'Ospite.
• La correttezza, completezza o veridicità dei dati inseriti dall'Host o dall'Ospite.
• Danni indiretti, incidentali, consequenziali o punitivi, inclusi mancati guadagni, perdita di dati o di avviamento.
• L'inadempimento da parte dell'Host degli obblighi normativi di propria competenza (es. trasmissione Alloggiati Web, emissione fatture).

8.3 Limite massimo

In ogni caso, la responsabilità complessiva del Fornitore nei confronti dell'Host non potrà eccedere l'importo totale dei canoni corrisposti dall'Host nei 12 mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla responsabilità.

9. Livello di servizio (SLA)

Il Fornitore si impegna a garantire un livello di disponibilità della Piattaforma pari al 99,5% su base mensile, calcolato escludendo i periodi di manutenzione programmata comunicati con almeno 24 ore di anticipo.

In caso di disservizi significativi e prolungati (downtime superiore a 24 ore consecutive, esclusa la manutenzione programmata), l'Host potrà richiedere un credito proporzionale al periodo di indisponibilità, da applicare al canone del mese successivo.

10. Recesso e cancellazione

10.1 Recesso dell'Host

L'Host può recedere dal contratto in qualsiasi momento, comunicando la disdetta tramite la Piattaforma o via email a info@otiumweek.it con un preavviso di almeno 30 giorni rispetto alla scadenza del periodo di abbonamento in corso. Non sono previsti rimborsi per il periodo già pagato.

10.2 Recesso del Fornitore

Il Fornitore può recedere dal contratto con un preavviso di almeno 60 giorni, comunicato via email all'Host. In tal caso, il Fornitore rimborserà la quota del canone relativa al periodo non usufruito.

10.3 Effetti del recesso

A seguito del recesso, l'Host avrà accesso alla Piattaforma in sola lettura per 30 giorni, durante i quali potrà esportare i propri dati. Decorso tale termine, l'Account e i relativi dati saranno cancellati, fatto salvo quanto previsto dalla normativa in materia di conservazione dei dati.

11. Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Informativa sulla Privacy e dalla Cookie Policy, che costituiscono parte integrante dei presenti Termini.

Con riferimento ai dati degli Ospiti trattati dall'Host tramite la Piattaforma, l'Host agisce in qualità di Titolare autonomo del trattamento ai sensi del GDPR, mentre il Fornitore agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, limitatamente alle operazioni di trattamento svolte per conto dell'Host tramite la Piattaforma.

12. Modifiche ai Termini

Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i presenti Termini di Servizio in qualsiasi momento. Le modifiche saranno comunicate all'Host via email e/o tramite avviso sulla Piattaforma con almeno 30 giorni di anticipo rispetto all'entrata in vigore.

L'utilizzo continuato della Piattaforma dopo l'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle stesse. In caso di disaccordo, l'Host ha facoltà di recedere dal contratto secondo le modalità di cui all'articolo 10.

13. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini di Servizio sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione, esecuzione o risoluzione dei presenti Termini sarà competente in via esclusiva il Foro del luogo di sede legale del Fornitore, salvo diversa disposizione inderogabile di legge a tutela del consumatore.

Per le controversie con consumatori residenti nell'Unione Europea, si applica il Regolamento (UE) n. 524/2013 relativo alla risoluzione delle controversie online. La piattaforma europea ODR è accessibile all'indirizzo ec.europa.eu/consumers/odr.

14. Disposizioni generali

14.1 Intero accordo

I presenti Termini, unitamente all'Informativa sulla Privacy e alla Cookie Policy, costituiscono l'intero accordo tra le parti relativamente all'utilizzo della Piattaforma e sostituiscono qualsiasi accordo o intesa precedente.

14.2 Invalidità parziale

Qualora una o più disposizioni dei presenti Termini siano dichiarate invalide o inefficaci, le restanti disposizioni rimarranno valide ed efficaci nella misura massima consentita dalla legge.

14.3 Rinuncia

Il mancato esercizio da parte del Fornitore di un diritto previsto dai presenti Termini non costituisce rinuncia a tale diritto.

15. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini di Servizio:

• Email: info@otiumweek.it
• Privacy: privacy@otiumweek.it